आफ्नो कर फिर्तामा दावी गरिएका आय, कटौतीहरू, र क्रेडिटहरूलाई समर्थन गर्ने कागजातहरू राख्न आवश्यक छ। यसमा W-2s, 1099s, खर्चका लागि रसिदहरू, बैंक स्टेटमेन्टहरू, र अन्य आय वा कटौतीसँग सम्बन्धित कागजातहरू समावेश छन्। यी कागजातहरूको उदाहरणहरूमा बिक्री रसिद, भुक्तान गरिएका बिलहरू, इनभ्वाइसहरू, रसिदहरू, निक्षेप स्लिपहरू, र रद्द गरिएका चेकहरू पर्छन्। यी अभिलेखहरूले तपाईको किताबहरूमा र कर फिर्तामा रिपोर्ट गरिएको जानकारीलाई प्रमाणित गर्न मद्दत गर्छन्।
यदि तपाईंले कर फिर्ता दायर गर्नुहुन्न वा ठगीपूर्ण फिर्ता दायर गर्नुहुन्छ भने, तपाईंले आफ्नो अभिलेखहरू अनिश्चितकालका लागि राख्नुपर्छ। धेरै व्यक्तिहरूको लागि, कम्तीमा सात वर्षसम्म आफ्नो कर अभिलेखहरू राख्नु उपयुक्त हुन्छ। ती कागजातहरू फाल्नुअघि, अन्य निकायहरू, जस्तै तपाईको बीमा कम्पनी वा ऋणदाताहरूले तपाईलाई तिनीहरूलाई लामो समयसम्म राख्नुपर्ने आवश्यकता छ कि छैन भनेर पुष्टि गर्नुहोस्।
यहाँ राख्नुपर्ने अभिलेखहरूको प्रकारहरू छन्:
• सकल प्राप्ति: यी तपाईले आफ्नो व्यवसायबाट कमाएको आय प्रतिनिधित्व गर्छ। तपाईंले कति प्राप्त गर्नुभयो र कसबाट प्राप्त गर्नुभयो भन्ने देखाउने कागजातहरू राख्नुहोस्। उदाहरणहरूमा समावेश छन्:
o क्यास रजिस्टर टेपहरू
o निक्षेप रेकर्डहरू (दुबै नगद र क्रेडिट बिक्रीका लागि)
o रसिद किताबहरू
o इनभ्वाइसहरू
o Forms 1099-MISC
• खरीदहरू: यी ग्राहकहरूलाई पुनः बिक्री गर्नको लागि तपाईंले किन्ने वस्तुहरू हुन्। यदि तपाईं निर्माता हुनुहुन्छ भने, यसमा कच्चा माल पनि समावेश हुन्छ। तपाईंको अभिलेखहरूले भुक्तानीकर्ता, भुक्तानी गरिएको रकम, भुक्तानीको प्रमाण, मिति, र खरीद गरिएको वस्तुको वर्णन देखाउनुपर्छ। उदाहरणहरूमा समावेश छन्:
o रद्द गरिएका चेकहरू वा भुक्तानीको प्रमाण
o क्यास रजिस्टर रसिदहरू
o क्रेडिट कार्ड रसिदहरू र स्टेटमेन्टहरू
o इनभ्वाइसहरू
• खर्चहरू: यी खरिदहरू बाहेक, आफ्नो व्यवसाय चलाउनका लागि लाग्ने खर्चहरू हुन्। समर्थन गर्ने कागजातहरूले भुक्तानीकर्ता, भुक्तान गरिएको रकम, भुक्तानीको प्रमाण, मिति, र खर्चको वर्णन देखाउनुपर्छ। उदाहरणहरूमा समावेश छन्:
o रद्द गरिएका चेकहरू वा भुक्तानीको प्रमाण
o रसिदहरू
o खाता स्टेटमेन्टहरू
o क्रेडिट कार्ड रसिदहरू र स्टेटमेन्टहरू
o इनभ्वाइसहरू
• यात्रा, यातायात, मनोरञ्जन, र उपहार खर्चहरू: यदि तपाईं यी खर्चहरू घटाउनुहुन्छ भने, तपाईंले दाबीलाई समर्थन गर्न विस्तृत अभिलेखहरू राख्नुपर्छ, जसले गर्दा कर फिर्तामा कुनै पनि परीक्षणको सामना गर्न सजिलो हुन्छ।
• सम्पत्ति: यी व्यवसायमा प्रयोग गरिएका मेसिनरी वा फर्निचर जस्ता सम्पत्तिहरू हुन्। तपाईलाई वार्षिक मूल्यह्रास र सम्पत्ति बिक्री गर्दा नाफा वा घाटा ट्र्याक गर्न अभिलेखहरू आवश्यक पर्छ। तपाईको कागजातहरूले समावेश गर्नुपर्छ:
o सम्पत्ति कहिले र कसरी प्राप्त गरियो
o खरिद मूल्य
o कुनै सुधारको लागत
o धारा 179 कटौतीहरू
o मूल्यह्रास कटौतीहरू
o आकस्मिक हानि कटौतीहरू (जस्तै, आगो वा आँधीका कारण क्षति)
o सम्पत्ति कहिले र कसरी नष्ट गरियो
o बिक्री मूल्य र बिक्रीसँग सम्बन्धित लागतहरू
खरिद/बिक्री इनभ्वाइसहरू, रियल एस्टेट क्लोजिङ स्टेटमेन्टहरू, र रद्द गरिएका चेकहरू जस्ता कागजातहरूले यो जानकारी देखाउँछन्।
विस्तृत र व्यवस्थित अभिलेखहरू राख्नाले तपाईंलाई कर समय र भविष्यका परीक्षणहरूको लागि तयार राख्छ।